O sistema que faz a gestão do reconhecimento dos usuários autorizados, seus poderes, direitos e hierarquia, reconhece a horizontalidade e verticalidade da organização e identifica os colaboradores que não se posicionam em tempo hábil, repassando a seus superiores pendências que extrapolam o tempo previsto.

Outra vantagem é que o sistema propicia o workflow (fluxo de trabalho) confiável entre os participantes, independentemente de suas localizações físicas.

INTRANET

O conceito de Intranet pode ser interpretado como "uma versão privada da Internet", ou uma mini-Internet confinada a uma organização. Geralmente sistemas de Intranet rodam em servidores locais instalados na empresa. O Acesso é restrito a usuários previamente cadastrados. Abaixo seguem algumas características de uma Intranet e seus benefícios em uma empresa:

• Permite o compartilhamento de conhecimento
• Possibilita o compartilhamento de arquivos
• Permite o compartilhamento de impressoras
• Permite a transmissão de vídeo
• Unifica informações para todos os membros de uma organização
• Proporciona facilidade de instalação e administração
• Permite a arquitetura aberta
• Baixo custo de implementação com boa relação custo-benefício
• Acesso rápido às informações, otimizando a tomada de decisões
• Melhora na comunicação entre os membros de uma organização

INTRANET

É considerada uma extensão da Intranet, pois muitas vezes possui as mesmas funcionalidades. A Extranet é a porção de sua rede de computadores que faz uso da Internet para partilhar com segurança parte do seu sistema de informação.

Em seu sentido mais amplo, o termo confunde-se muitas vezes com a Intranet. Uma Extranet também pode ser vista como uma parte da empresa que é estendida a usuários externos ("rede extra-empresa"), tais como representantes e clientes. Outro uso comum do termo Extranet ocorre na designação da "parte privada" de um site, onde somente usuários registrados podem navegar, através de login e senha.